Si sos de los que tienen cuatro o cinco cifras de mails no leídos en tu casilla de correo, seguro que nunca escuchaste hablar del sistema de gestión de mails Inbox Zero. Se trata de un enfoque riguroso, desarrollado por el experto en productividad Merlin Mann, que apunta a mantener la casilla de correo vacía -o casi vacía- la mayor parte del tiempo.

Según su creador, el cero en el nombre no hace referencia a la cantidad de mails en la bandeja de entrada, si no a la cantidad de tiempo que uno emplea su cerebro en sus mails.

Según Mann, la casilla no debe convertirse en una lista de pendientes, ya que el tiempo y la atención son limitados y esto genera confusión. Para serles sincera, ¡mi uso de este enfoque justamente convierte mi casilla en un listado de pendientes! Pero de eso se trata ser productivo, de poder tomar ideas que funcionan para otros y adaptarlas a lo que funciona para uno.

En mi caso, hago leverage de mi pequeño TOC con las notificaciones y lo utilizo para que me motive a siempre encargarme de hacer alguna acción con los mails que me llegan. Las posibilidades son, de acuerdo al modelo inbox zero: eliminar, delegar, responder, postergar y hacer. De este modo, de acuerdo al modelo de Mann, queda la casilla siempre tendiendo a cero mensajes no leídos.

Algunos tips del creador de ibox cero:

  • No dejar el cliente de mails siempre abierto.
  • Procesar los emails periódicamente durante el día, puede ser al comienzo de cada hora, o al finalizar cada tarea.
  • Primero eliminar o archivar la mayor cantidad de mensajes posibles.
  • Luego reenviar lo que puede ser mejor respondido por otra persona.
  • Atender inmediatamente los mensajes nuevos que pueden ser contestados en menos de dos minutos.
  • Mover los mensajes que requieren más de dos minutos de respuesta, y los que se pueden responder más tarde, a una carpeta separada.
  • Destinar tiempo cada día para responder mails en esa carpeta separada de respuesta más tarde.

Como les comenté yo uso un approach un poco diferente, en el que todo lo que queda en “postergar”, es decir pendiente de hacer, queda en el inbox como no leído en vez de ser enviado a una carpeta separada. El resto se borra, reenvía o archiva, leído o no leído dependiendo de la instancia de cumplimiento que tenga la tarea, o si voy a necesitar volver a revisarlo.  Luego reviso los mails pendientes, y priorizo de acuerdo a las tareas más urgentes y las que pueden esperar.

Un tip que adopté hace un tiempo y me resulta muy útil es no arrancar la lista tareas para el día mirando mails, si no primero setear objetivos para el día, y luego revisar los mails e incorporarlos a las tareas pendientes.

Publicado en trabajocomoquiero.staples.com.ar

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